¿Sabes qué obligaciones tiene un e-commerce para llevar su facturación? Vamos a explicar cómo una tienda online debe llevar sus facturas y contabilidad de forma correcta y cómo controlar sus obligaciones fiscales.

En primer lugar, si eres un emprendedor que está pensando en montar su propio e-commerce, debes saber que puedes darte de alta como autónomo o como empresa y facturar como tal.

Si al principio tu facturación no será muy alta, puede que te convenga más darte de alta como autónomo. Los trámites burocráticos son menores y ahorrarás más tiempo. Si poco a poco tu facturación va en aumento, podrás darte de alta como empresa.

Cómo factura un e-commerce

Para facturar como tienda online necesitas emitir una factura por cada cliente que adquiera algún producto o servicio. Del mismo modo, debes emitir una factura por cada gasto que se genere durante el desarrollo de la actividad.

Puesto que es un negocio, Hacienda te reclamará un control de tus ingresos y gastos, y por ello, tienes que llevar un seguimiento de tu contabilidad de forma constante y no solo una vez al trimestre o cada cierto tiempo.

Para hacer este seguimiento de forma fácil, puedes categorizar cada ingreso y gasto, lo que te facilitará tener una visión general del estado de tu negocio y adelantarte a las obligaciones tributarias que debes cumplir.

Cómo aplicar el IVA en el comercio online

Debemos conocer cómo aplicar el IVA cuando vendemos online. Y lo primero de todo es saber que existen diferentes tipos de IVA a aplicar en función de cada país y del producto que vendemos.

Los Estados miembros de la Unión Europea tienen tres tipos de IVA: estándar, reducido y superreducido. Y cada uno de ellos se aplican a diferentes categorías de productos y servicios. Puedes saber más sobre el IVA en los países de la Unión Europea.

Aplicar este tipo impositivo dependerá de donde se entienda que se realiza la operación comercial. Es la regla de la localización del IVA.

Sabiendo esto, nos podemos encontrar dos casos:

Caso 1:

Tenemos un e-commerce con sede fiscal en España y las ventas se realizan a residentes  en España (península y Baleares). En este caso, las facturas emitidas siempre llevarán IVA. Y dependiendo del producto o servicio, puede ser IVA general del 21% en España, IVA reducido (10%) o el IVA superreducido (4%).

Caso 2:

Si los productos que se venden en mi tienda online necesitan ser transportados desde España a fuera nos encontraremos con que:

• Si el cliente está en las Islas Canarias, Ceuta o Melilla, la operación se tratará como una exportación y la factura será sin IVA. A nivel tributario, el impuesto a liquidar en destino es el IGIC o IPSI. Y esto sin importar si el cliente es una empresa o particular.
• Si nuestro comprador es un particular y reside en un país perteneciente a la UE, las facturas que emitimos llevarán el IVA que corresponda al producto. En cambio, si vendes servicios, por norma general, las facturas llevarán el IVA al tipo aplicable en su país.
• Pero si nuestro cliente es una empresa que tiene la sede en un país de la UE, no tienes que facturar el IVA puesto que se trata de una operación intracomunitaria y la empresa que adquiere el producto o servicio, liquidará el impuesto en su propio país.

Recuerda que siempre es necesario que la empresa receptora te proporcione un número de IVA válido. Lo puedes verificar aquí > Código de Identificación Fiscal.

En caso de que no disponga de este código de identificación fiscal, sí deberás facturar el  IVA al tipo aplicable en su país. Si vendes servicios, no le facturarás IVA a tu cliente, ya que estos pagarán el IVA sobre los servicios recibidos al tipo aplicable en su país.

Impuestos en comercio electrónico

De forma trimestral, se deben pasar cuentas con Hacienda y presentar los impuestos correspondientes. En este caso, también se actuará en función si se opera como autónomo o como empresa.

Impuestos como autónomo

Si tienes un e-commerce y facturas como autónomo, tendrás que presentar los siguientes modelos tributarios:

• Modelo 303: Modelo para autoliquidar el IVA trimestral, así como presentar el resumen informativo anual, correspondiente a este impuesto, con el modelo 390.
• Modelo 130: Modelo para declarar el pago fraccionado a cuenta del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).
• Modelo 115: Modelo de liquidación trimestral por el que empresas y autónomos deben declarar  aquellas  retenciones  que  se  hayan  practicado  en  concepto   de alquileres. También se debe presentar el modelo informativo anual que es el modelo 180.

• Modelo 111: Este modelo sirve para declarar las retenciones practicadas a trabajadores, profesionales o empresarios, junto con su modelo anual, el modelo 190.
• Modelo 347 : Se trata de un modelo informativo anual donde se especificará la suma de operaciones realizadas con un cliente o proveedor siempre que sean superiores a 3005,06€. Es decir, solo es obligatorio presentarse si se supera dicha
• Modelo 349: Siempre que se realicen operaciones intracomunitarias, sean servicios, entregas o adquisiciones, dentro de la Unión Europea, pero fuera de España.

Impuestos como empresa

Si tienes una tienda online pero facturas como una empresa, serán estos impuestos los que estás obligado a presentar:

• Modelo 202: De forma trimestral, se debe hacer el pago fraccionado del impuesto de sociedades.
• Modelo 303: Las empresas también deben liquidar el IVA cada trimestre, y de forma anual, presentar el resumen anual informativo correspondiente al modelo
• Modelo 111: Si la empresa tiene contratados a trabajadores, cada trimestre tendrá que entregar este modelo para declarar las retenciones practicadas a trabajadores, profesionales o empresarios que tengas contratados. Y de forma anual, el modelo 190.
• Modelo 115: los empresarios también declaran trimestralmente las retenciones practicadas por alquileres. Así como su resumen anual; el modelo
• Modelo 349: Este modelo anual, únicamente si realizas operaciones intracomunitarias, fuera de España, pero dentro de la Unión
• Modelo 347: es el modelo anual informativo para declarar la suma de operaciones realizadas con un cliente o proveedor, siempre que sean superiores a 3005,06€.
• Modelo 200: Este es para declarar el impuesto de sociedades para empresas no residentes. Es decir, aquellas que tienen presencia en territorio español pero constituidas en el extranjero. Es de presentación

Y algo que se suele descuidar: es obligatorio guardar todas las facturas durante 4 años, periodo en el que la Agencia Tributaria nos podría hacer una inspección y pedirnos la documentación para verificar si los impuestos presentados corresponden a los movimientos reales de nuestra actividad.

Software de facturación en la nube

Lo más útil para llevar la facturación de una empresa, y poder tener tener todos los documentos guardados en un mismo lugar, es usar un software en la nube. Quipu es un programa de facturación que opera en la nube, con el que dispones de un gestor documental online que te permite guardar tanto las facturas, como los impuestos presentados, así como los libros de registro de IVA e IRPF.

La principal ventaja es que la información siempre está disponible para descargarla en cualquier momento, te lo pida Hacienda o no. Y tu gestor siempre tendrá la información compartida.

Además, todos los movimientos de tu facturación quedan registrados en tu cuenta de Quipu, lo que permite conocer el estado del flujo de caja de tu empresa siempre actualizado. La información en tiempo real es fundamental para tomar decisiones estratégicas que enfoquen tu negocio hacia el éxito.

Qué mejor manera de llevar tus finanzas al día y ahorrar hasta 11 horas al mes en la  gestión de tu negocio.

Laura Asensi @getquipu
Inbound Marketing y Redes Sociales

‘Soy una apasionada de la comunicación y el marketing. Descubrí las múltiples oportunidades del Inbound Marketing y tuve claro que me iba a dedicar a ello. Cuando no estoy escribiendo nuevos contenidos, intento viajar y descubrir nuevos lugares’