¿Sabes qué obligaciones tiene un e-commerce para llevar su facturación? Vamos a explicar cómo una tienda online debe llevar sus facturas y contabilidad de forma correcta y cómo controlar sus obligaciones fiscales.
En primer lugar, si eres un emprendedor que está pensando en montar su propio e-commerce, debes saber que puedes darte de alta como autónomo o como empresa y facturar como tal.
Si al principio tu facturación no será muy alta, puede que te convenga más darte de alta como autónomo. Los trámites burocráticos son menores y ahorrarás más tiempo. Si poco a poco tu facturación va en aumento, podrás darte de alta como empresa.
Para facturar como tienda online necesitas emitir una factura por cada cliente que adquiera algún producto o servicio. Del mismo modo, debes emitir una factura por cada gasto que se genere durante el desarrollo de la actividad.
Puesto que es un negocio, Hacienda te reclamará un control de tus ingresos y gastos, y por ello, tienes que llevar un seguimiento de tu contabilidad de forma constante y no solo una vez al trimestre o cada cierto tiempo.
Para hacer este seguimiento de forma fácil, puedes categorizar cada ingreso y gasto, lo que te facilitará tener una visión general del estado de tu negocio y adelantarte a las obligaciones tributarias que debes cumplir.
Debemos conocer cómo aplicar el IVA cuando vendemos online. Y lo primero de todo es saber que existen diferentes tipos de IVA a aplicar en función de cada país y del producto que vendemos.
Los Estados miembros de la Unión Europea tienen tres tipos de IVA: estándar, reducido y superreducido. Y cada uno de ellos se aplican a diferentes categorías de productos y servicios. Puedes saber más sobre el IVA en los países de la Unión Europea.
Aplicar este tipo impositivo dependerá de donde se entienda que se realiza la operación comercial. Es la regla de la localización del IVA.
Sabiendo esto, nos podemos encontrar dos casos:
Tenemos un e-commerce con sede fiscal en España y las ventas se realizan a residentes en España (península y Baleares). En este caso, las facturas emitidas siempre llevarán IVA. Y dependiendo del producto o servicio, puede ser IVA general del 21% en España, IVA reducido (10%) o el IVA superreducido (4%).
Si los productos que se venden en mi tienda online necesitan ser transportados desde España a fuera nos encontraremos con que:
Recuerda que siempre es necesario que la empresa receptora te proporcione un número de IVA válido. Lo puedes verificar aquí > Código de Identificación Fiscal.
En caso de que no disponga de este código de identificación fiscal, sí deberás facturar el IVA al tipo aplicable en su país. Si vendes servicios, no le facturarás IVA a tu cliente, ya que estos pagarán el IVA sobre los servicios recibidos al tipo aplicable en su país.
De forma trimestral, se deben pasar cuentas con Hacienda y presentar los impuestos correspondientes. En este caso, también se actuará en función si se opera como autónomo o como empresa.
Si tienes un e-commerce y facturas como autónomo, tendrás que presentar los siguientes modelos tributarios:
Si tienes una tienda online pero facturas como una empresa, serán estos impuestos los que estás obligado a presentar:
Y algo que se suele descuidar: es obligatorio guardar todas las facturas durante 4 años, periodo en el que la Agencia Tributaria nos podría hacer una inspección y pedirnos la documentación para verificar si los impuestos presentados corresponden a los movimientos reales de nuestra actividad.
Lo más útil para llevar la facturación de una empresa, y poder tener tener todos los documentos guardados en un mismo lugar, es usar un software en la nube. Quipu es un programa de facturación que opera en la nube, con el que dispones de un gestor documental online que te permite guardar tanto las facturas, como los impuestos presentados, así como los libros de registro de IVA e IRPF.
La principal ventaja es que la información siempre está disponible para descargarla en cualquier momento, te lo pida Hacienda o no. Y tu gestor siempre tendrá la información compartida.
Además, todos los movimientos de tu facturación quedan registrados en tu cuenta de Quipu, lo que permite conocer el estado del flujo de caja de tu empresa siempre actualizado. La información en tiempo real es fundamental para tomar decisiones estratégicas que enfoquen tu negocio hacia el éxito.
Qué mejor manera de llevar tus finanzas al día y ahorrar hasta 11 horas al mes en la gestión de tu negocio.
Laura Asensi @getquipu
Inbound Marketing y Redes Sociales
‘Soy una apasionada de la comunicación y el marketing. Descubrí las múltiples oportunidades del Inbound Marketing y tuve claro que me iba a dedicar a ello. Cuando no estoy escribiendo nuevos contenidos, intento viajar y descubrir nuevos lugares’
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