Come Abaden Dentistas ha ridotto del 50% i no-show e automatizzato le sue operazioni con l’Agente IA di Oct8ne

Riepilogo del progetto

Abaden Dentistas, catena di 12 cliniche dentali, ha implementato l’Agente IA di Oct8ne su WhatsApp e ha integrato il chatbot con il proprio CRM medico.

Risultati chiave:

• Riduzione dei no-show: Dal 6% al 3% (riduzione del 50% delle assenze).
• Risparmio di tempo nel supporto via WhatsApp: Da 4 ore/giorno a 1 ora/giorno (riduzione del 75% del carico di lavoro del call center).
• Eliminazione delle chiamate manuali: Eliminate le 12 ore/giorno dedicate alle conferme telefoniche (1 ora per clinica).
• Automazioni attivate: Riassegnazione immediata degli slot nel CRM a seguito di una cancellazione, qualificazione automatica dei lead di Facebook tramite 2 domande preliminari e campagne di riattivazione dei preventivi fermi via WhatsApp.

Su Abaden Dentistas

Con 12 cliniche dentali, Abaden Dentistas si distingue per offrire un’assistenza odontoiatrica di primo livello. Tuttavia, coordinare un volume massivo di appuntamenti e gestire le richieste quotidiane generava un collo di bottiglia operativo per il team di customer service.

La Sfida: Chiamate manuali, sovraccarico del call center e perdita di agenda

Prima di implementare Oct8ne, il processo di gestione dei pazienti presentava importanti inefficienze:

• 12 ore giornaliere impiegate in chiamate: Il personale delle 12 cliniche dedicava circa 1 ora al giorno per centro alla conferma telefonica degli appuntamenti.
• Saturazione dopo il passaggio a WhatsApp senza IA: Spostando le conferme su WhatsApp, i pazienti hanno iniziato a porre domande aggiuntive, costringendo il call center a dedicare 4 ore al giorno solo per rispondere ai dubbi.
• Perdita di fatturato per assenze (no-show): Il tasso di assenza si attestava al 6%, lasciando slot vuoti nell’agenda medica senza possibilità di recupero immediato.

La Soluzione: Agente IA di Oct8ne e Integrazione con il CRM

Abaden ha implementato l’Agente IA di Oct8ne su WhatsApp, collegato direttamente al proprio software di gestione CRM per automatizzare il ciclo di vita dell’appuntamento e l’acquisizione di contatti:

• Risposte Immediate 24/7: L’Agente IA risolve autonomamente le domande frequenti, liberando il team dal dover rispondere a quesiti ripetitivi.
• Sblocco dell’Agenda in Tempo Reale: Se un paziente non conferma o cancella via WhatsApp, l’integrazione con il CRM elimina la prenotazione all’istante, liberando lo slot per riassegnarlo senza interventi manuali.
• Qualificazione Automatica dei Lead di Facebook: Oct8ne applica un filtro iniziale su WhatsApp tramite 2 domande generiche ai lead in entrata dai social media prima di passarli al call center, evitando chiamate a contatti non validi.
• Campagne di Riattivazione dei Preventivi: Lancio di promozioni a tempo limitato con call to action (CTA) dirette su WhatsApp per i pazienti con preventivi non ancora accettati, incentivando le visite in clinica.
• Pannello Omnicanale Centralizzato (WhatsApp + Email): Gestione unificata dello storico del paziente. Dopo aver integrato l’Email nel pannello di Oct8ne (3 settimane fa), prevedono di automatizzare anche una parte importante delle e-mail standardizzate.

I Risultati: Efficienza operativa, agenda ottimizzata e redditività

• Riduzione del 75% del tempo di assistenza su WhatsApp: Il carico di lavoro del call center per rispondere ai dubbi è sceso da 4 a 1 ora al giorno.
• Riduzione dei no-show dal 6% al 3%: La liberazione immediata degli slot nel CRM consente di riassegnare gli appuntamenti all’istante, massimizzando l’occupazione dei medici.
• Filtro preventivo dei prospect: Eliminazione delle chiamate perse su lead di Facebook non qualificati grazie al filtro automatico di 2 domande.
• Alta conversione nel marketing: Le campagne WhatsApp con CTA generano più conversazioni e visite in clinica rispetto ai canali tradizionali come l’email.
• Semplificazione operativa: Centralizzazione delle comunicazioni via email e WhatsApp in un unico pannello di controllo senza duplicare i processi.

“Prima, confermare gli appuntamenti al telefono ci richiedeva 12 ore al giorno complessive tra le 12 cliniche. Passando a WhatsApp senza IA, il call center dedicava 4 ore al giorno a rispondere ai dubbi. Con l’Agente IA di Oct8ne, quelle 4 ore si sono ridotte a 1. Inoltre, la cancellazione automatica nel CRM in caso di mancata conferma ha abbassato i no-show dal 6% al 3%, recuperando slot e migliorando direttamente la redditività della clinica.”

— Jordi Obradors, Abaden Dentistas

Conclusioni Chiave

• Azienda: Abaden Dentistas (12 cliniche dentali in Spagna).
• Soluzione software: Agente IA di Oct8ne + Integrazione CRM + Omnicanalità (WhatsApp ed Email).
• Impatto sull’efficienza: Risparmio di 3 ore al giorno nel call center (da 4 h/giorno a 1 h/giorno) ed eliminazione di 12 ore/giorno di chiamate manuali di conferma.
• Impatto sul business: Riduzione del tasso di no-show dal 6% al 3% tramite la cancellazione e riassegnazione automatizzata nell’agenda del CRM.
• Casi d’uso secondari: Filtro automatico dei lead di Facebook Ads tramite 2 domande su WhatsApp e riattivazione dei preventivi non accettati.

Aziende di tutte le dimensioni si affidano a Oct8ne per aumentare le loro vendite: